آیین نامه
مقدمه:
با عنایت به اهمیت موضوع ثبت، پایش، کنترل و نظارت مستمر بر طرح های مرتبط با مرکز مدیریت طرحهای کلان و پیشران، و جلوگیری از بروز اشکالات در فرآیند ثبت، راهبری، نظارت، مدیریت و کنترل بر طرح ها و همچنین تهیه گزارشات کمی و کیفی دقیق و به روز از آخرین وضعیت طرح ها و ثبت سابقه مجریان طرح ها بصورت یکپارچه و جامع و ایجاد شفافیت در این فرآیند و اقدام موثر بر حسن اجرای طرحهای مصوب و نیز مدیریت منابع و حصول اطمینان از کارایی و ثمربخشی طرحها «آیین نامه ثبت، پایش کنترل و نظارت طرح های مرکز مدیریت طرحهای کلان و پیشران» به شرح ذیل ارائه میگردد:
ماده 1: تعاریف
مرکز: منظور مرکز مدیریت طرح های کلان و پیشران در معاونت علمی، فناوری و اقتصاد دانش بنیان رئیس جمهوری است.
معاونت علمی: منظور معاونت علمی، فناوری و اقتصاد دانش بنیان رئیس جمهوری است.
معاون علمی: منظور معاون علمی، فناوری و اقتصاد دانش بنیان رئیس جمهور است.
مجری: منظور تیم/شرکت/ نهاد خارج از معاونت/ دانشگاه/فرد است که درخواست انجام طرحی را با مرکز مدیریت طرحهای کلان و پیشران داشته یا توسط مرکز برای انجام طرحی معرفی یا تعیین شده است.
بهره بردار: منظور سازمان/شرکت/ نهاد دولتی و غیر دولتی/ دانشگاه است که متعهد می شود محصول نهایی قرارداد را دوره بهره برداری قرار داده و آن را تجاری نماید.
ارزیاب محتوایی: منظور معاونت ارزیابی و برنامه ریزی مرکز است که محتوای فنی، علمی، اقتصادی، مالی، زمانی، هزینهای و کیفی طرحها را پیش از انعقاد قرارداد بررسی نموده و در صورت متناسب بودن با شاخصهای عملکردی مورد حمایت مرکز، طرح را تا انعقاد قرارداد با مرکز راهبری می نماید.
ناظر محتوایی: منظور معاونت نظارت بر طرحهای کلان و پیشران مرکز است که محتوای فنی، علمی، زمانی، هزینهای و کیفی طرحها را پس از انعقاد قرارداد متناسب با گزارشهای پیشرفت مرحله ای دریافتی از مجری نظارت نموده و در صورت تایید و داشتن شرایط و ملزومات مرکز، طرح را تا اختتام قرارداد با معاونت نظارت می نماید. پرداخت همه مراحل طرحها با تایید این معاونت مرکز انجام خواهد گرفت.
ناظر مدیریت و کنترل پروژه: منظور معاونت مدیریت و نظارت کنترل پروژه مرکز است که با استفاده از توسعه ابزار‌های مدیریت پروژه و پنجره واحد رصد و ارزیابی پروژه‌های مرکز، اقدام به پایش پیش‌بینی شکست پروژه‌ها توسط مجری و پیگیری دقیق فعالیتهای تعریف شده در بخش‌های مختلف طرح از مجری در همکاری با معاونت نظارت، راهبری شکل گیری، کنترل و مدیریت طرحهای کلان و پیشران مرکز می نماید. تلاش برای کاهش ریسک طرحها در اتمام زمان مقرر و همچنین مدیریت هزینه ها توسط مجری، از وظایف این معاونت است.
ناظر عالی: منظور رئیس مرکز است که از لحاظ شکلی و فرآیندی بر طرح قبل و بعد از انعقاد قرارداد نظارت داشته و میتواند پس از اخذ نظرات ناظر/ داور تخصصی در هر مرحله از فرآیند تصویب تا اجرا رد یا تایید نماید.
پیشنهادیه / طرح پیشنهادی: همان سند پیوست فنی طرح است که دارای بخش های مختلفی چون تعریف طرح، ضرورت انجام، امکان سنجی تجاری سازی محصول، مشخصات فنی محصول نهایی، فازبندی و گانت چارت زمانی، بلوک دیاگرام ماژولار، فناورانه، فرآیندی و عملکردی محصول، اقلام قابل تحویل برای هر فاز، جدول هزینه ها به تفکیک، قدرالسهم مجری، بهره بردار و کارفرما، استانداردها و مجوز های لازم، طرح تست و طرح تایید محصول، مراجع ذیصلاح جهت اخذ استاندارد و یا مجوز و یا طرح تست در هر فاز و در انتهای طرح است. قالب این سند توسط مرکز مدیریت طرح های کلان و پیشران تهیه شده و توسط مقام عالی معاونت مصوب و ابلاغ خواهد شد. همچنین در سایت مرکز برای متقاضیان اجرای طرح در دسترس خواهد بود.
کاربرگ تایید: یک فرم یک/ چند صفحه ای، شامل مختصری از هدف اجرای طرح و مواردی چون مبلغ طرح، زمان طرح، مجری، بهره بردار، ناظر عالی(رئیس مرکز)، قدرالسهم معاونت، نوع حمایت (بلاعوض، وام قابل تبدیل به بلاعوض، تسهیلات وام) می باشد. قالب این فرم توسط مرکز آماده شده و توسط معاون علمی مصوب و ابلاغ خواهد شد.
داور/ناظر تخصصی: فرد/تیم/شرکت متخصص و مورد اعتمادی است که توسط مرکز برای داوری پیشنهادیه ها یا نظارت بر طرح ها و بررسی گزارشات پیشرفت مجریان مورد همکاری قرار می گیرد. جزییات پیشنهادیه شامل زمان، هزینه، گانت زمانی، فاز بندی طرح، شکست کار، مشخصات فنی، اقلام قابل تحویل محصول، طرح و فرآیندهای تست و صحت سنجی محصول، بازه های قابل قبول نتایج تست برای مشخصات فنی محصول و نهادهای تست مورد تایید، استانداردها و مجوزهای لازم و طرح های تایید، امکان سنجی تجاری سازی، مطالعه بازار، مقایسه با سایر کاندیداهای انجام طرح باید مورد تایید داور طرح قرار گیرد تا بتواند نظارت موثری نیز بر فرآیند اجرای طرح داشته باشد.
شورای راهبری طرح: این شورا متشکل از رئیس مرکز به عنوان ناظر عالی، داوران/ناظرین طرح، یک نماینده از معاونت نظارت، نماینده بهره بردار/ سرمایه گذار طرح و بنا به صلاحدید و نیاز با حضور مجری طرح تشکیل خواهد شد.
تبصره: در صورت نیاز و بنا بر صلاحدید ناظر عالی(رئیس مرکز) از نماینده ستاد تخصصی مرتبط با طرح به عنوان ناظر همکار در شورا استفاده خواهد شد.
ماده 2: تقسیم بندی طرح ها
طرحهای تعریف شده در مرکز شامل 4 دسته خواهند بود.
الف) طرح های کلان ملی فناوری و نوآوری
ب) طرح های مرتبط با شرکتهای دانش بنیان زایشی(نوپا)
ج) طرح های کلان برآمده از توافق نامه با نهادهای مختلف(دانشگاه ها، وزارتخانه ها و…)
د) طرح های پیشران اقتصاد دانش بنیان
انواع طرح های موجود در 4 دسته فوق الذکر فقط توسط مرکز مدیریت طرح های کلان و پیشران قابل تعریف است. این مرکز ارزیابی محتوایی طرح را قبل از انعقاد قرارداد با همکاری داور انجام و در صورت تایید رئیس مرکز، پیشنهاد این طرح ها به صورت مستقیم از طرف خود مرکز برای تایید به معاون علمی رئیس جمهور جهت تصویب و ابلاغ ارسال میشود. با توجه با ساختار سازمانی مرکز و شرح فرآیند ثبت، پایش، نظارت، کنترل و مدیریت طرحها بر اساس شرح وظایف محوله به واحدهای مختلف، نحوه ثبت، پایش، نظارت و راهبری و کنترل طرحها در مرکز تشریح می گردد.
ماده 3: فرایند ثبت و تصویب طرح ها
- با توجه به وجود سامانه جامع خدمت (isti.ir) در معاونت علمی، همه طرح های ارسالی به مرکز در ابتدا باید در این سامانه ثبت شوند. پیشنهادیه تمام طرح ها توسط مجری در سامانه جامع خدمت ثبت اولیه می شوند. مجری باید پیشنهادیه خود را در صورت تشخیص مرتبط بودن با معیارهای طرح کلان و پیشران و احراز شرایط در درگاه مربوط به مرکز طرح کلان و پیشران وارد نماید. مسئولیت ارسال درست پیشنهادیه طرح در سامانه به مرکز، بر عهده مجری طرح خواهد بود و مرکز مسئولیتی در پیگیری مدارک و مستنداتی که بعضا به صورت اشتباه به دیگر واحدها از طرف مجری ارسال شود را نخواهد داشت.
- پس از بررسی اولیه پیشنهادیه ظرف مدت 1 ماه توسط ارزیاب محتوایی، در صورت تایید اولیه، ابعاد و دسته بندی طرح تعیین خواهد شد که طرح مورد نظر در قالب کدام یک از دسته های طرح های کلان و پیشران قرار خواهند گرفت و عملا شرایط پایش، نظارت و کنترل طرح در مرکز توسط واحد مربوطه تعیین خواهد شد.
- در صورتی که پیشنهادیه در فرمت تعریف شده مرکز ارسال نشده باشد حداکثر ظرف 5 روز کاری، پیشنهادیه به مجری بازگردانیده خواهد شد تا در فرمت تعیین شده پر شود. در صورت عدم رعایت فرمت، این رفت و برگشت تا رعایت فرمت توسط مجری ادامه خواهد داشت.
- عدم تایید طرح نیز در مدت 1 ماه، همراه با دلایل مردودی به مجری اطلاع داده خواهد شد.
- در صورت تایید فرم اولیه توسط مرکز، فرم (2) (پیوست فنی جامع فنی، مالی و اجرایی طرح) جهت تکمیل برای مجری ارسال می گردد.
- در صورت وجود نقص محتوائی در بارگذاری مستندات، این مطلب توسط ارزیاب محتوایی به مجری از طریق سامانه اعلام شده و مجری موظف است ظرف حداکثر 1 ماه رفع نقص نموده و مستندات صحیح را مجددا بارگذاری نماید در غیر این صورت طرح می تواند توسط مرکز مردود اعلام شود.
- ارزیاب محتوایی طرح ها باید پس از دریافت پیشنهادیه(فرم 1) و فرم(2) که همان پیوست فنی جامع طرح است، و دریافت مکتوب نظر داور طرح، در صورت تایید، کاربرگ تایید طرح را تکمیل نموده و همراه با پیشنهادیه تایید شده در سامانه بارگذاری کرده و برای ناظر عالی(رئیس مرکز) جهت اخذ نظرات و تایید ارسال نماید.
- برنامه زمان بندی اجرایی طرح در فرم (2) صرفاً به درخواست مجری و ذکر دلایل و تائید ارزیاب محتوایی و ناظر عالی قابل تغییر خواهد بود.
- ارزیاب محتوایی پس از تایید پیشنهادیه، آن را برای رئیس مرکز ارسال خواهد کرد. در صورت تایید رئیس مرکز، طرح برای معاون علمی رئیس جمهور ارسال می گردد، در صورت تایید ایشان، طرح در سامانه خدمت تایید نهایی شده و جزو طرحهای مصوب مرکز محسوب خواهد شد.
- معاونت توسعه مدیریت و جذب سرمایه معاونت، پس از دریافت آخرین تاییدیه از معاون علمی رئیس جمهور، سوابق مالی، مالیاتی و … مجری را بررسی کرده و موارد دارای ابهام یا مشکل را با ارزیاب محتوایی مرکز در میان میگذارد. ارزیاب محتوایی موظف است نظرات معاونت توسعه مدیریت و جذب سرمایه را ظرف 5 روز کاری بررسی و نظر خود را به رئیس مرکز به صورت مشورتی منعکس نماید. عدم اعلام نظر در موعد مقرر به منزله تایید طرح در مرکز خواهد بود.
- معاونت سیاست گذاری و توسعه موضوع انطباق طرح ها با برنامه سالانه مرکز، سقف بودجه برنامه های مرکز و همچنین شاخصهای کلیدی سنجش عمکرد را ظرف 5 روز کاری بررسی کرده و نظر خود را به رئیس مرکز به صورت مشورتی منعکس مینماید. عدم اعلام نظر در موعد مقرر به منزله تایید طرح در مرکز خواهد بود.
- ارزیاب محتوایی مرکز پس از اخذ تاییدیه های معاونت بودجه و معاونت سیاست گذاری در سامانه خدمت، در مهلت روزهای کاری تعیین شده، اقدام به انعقاد قرارداد با مجری خواهد کرد.
الف) قواعد و ملزومات عقد قرارداد در انواع طرحهای کلان و پیشران مرکز
نکات ذیل در رابطه با همه طرح های این مرکز می بایستی مدنظر قرار داده شود:
- اعضای شورای راهبری طرح خود نمی توانند مجری هیچ یک از طرحهای مرکز باشند. همچنین نمی توانند سهامدار و عضو هیات مدیره شرکتهای مجری باشند. در صورت استعفای این افراد، این قاعده به مدت شش ماه پابرجا خواهد ماند.
- کلیه داوران پیشنهادی مرکز برای حوزه های موضوعی مختلف، باید به تایید رئیس مرکز برسد. فرآیند تایید می تواند شامل بررسی رزومه و مصاحبه حضوری در مرکز باشد.
- معاونتهای ارزیابی و نظارت مرکز مدیریت طرح های کلان و پیشران فرمت ارائه نسخه اولیه پیشنهادیه(فرم 1)، نسخه کامل پیوست فنی موافقت نامه (فرم 2)، فرمت داوری ناظر/داور در رابطه با پیشنهادیه، فرمت ارائه گزارش پیشرفت طرح از طرف مجری، فرمت ارائه گزارش نظرات داوری ناظر/داور از مطالعه گزارش پیشرفت فازهای مختلف مجری، فرمت ارائه گزارش نظرات داوری ناظر/داوران پس از بازدید میدانی در فازهای مختلف طرح و یا فرم های دیگری که صلاح بداند را تهیه کرده و به تایید رئیس مرکز برساند. این فرم ها در زمان های مختلف قابل بروز رسانی خواهد بود.
- مرکز می تواند در صورت نیاز و بنابر صلاحدید طرحهای غیر محرمانه و اولویت دار خود را در کانال های اطلاع رسانی معاونت علمی (همانند سایت معاونت، کانال اطلاع رسانی شرکتهای دانش بنیان و …) به صورت فراخوان عمومی اطلاع رسانی نماید و ضوابط انتخاب طرحهای برتر را به صورت شفاف و دقیق مشخص نمایند.
- برای تمامی انواع طرحهای مورد حمایت مرکز(دارای قدرالسهم بالای 10 میلیارد ریال) می بایست کاربرگ تایید از معاون علمی رئیس جمهور تهیه و تدوین گردد.
تبصره: برای طرحهایی که دارای قدرالسهم زیر 10 میلیارد ریال باشند، بنابر مصوبه نظام نامه برنامه و بودجه ابلاغی معاون علمی رئیس جمهور، نیازی به تایید ایشان نخواهد بود.
- طرحهای با موضوع برآمده توافق نامه با نهادهای مخلتف فقط باید به دانشگاه/پژوهشگاه/موسسات پژوهشی/نهادهای دولتی داده شود و به افراد و شرکتها نمی تواند اختصاص یابد.
- طرح های کلان ملی فناوری فقط باید به شرکت/دانشگاه/پژوهشگاه/موسسات پژوهشی داده شود و به افراد نمی تواند اختصاص یابد.
- طرح های پیشران اقتصاد دانش بنیان فقط باید به شرکت/دانشگاه/پژوهشگاه/موسسات پژوهشی داده شود و به افراد نمی تواند اختصاص یابد.
- در طرحهای کلان ملی فناوری باید حداقل یک داور تخصصی از مرکز، پیشنهادیه طرح را تایید کنند و نظر مکتوب آنها در سامانه خدمت بارگزاری شود.
- در طرحهای پیشران اقتصاد دانش بنیان باید حداقل دو داور تخصصی از مرکز، پیشنهادیه طرح را تایید کنند و نظر مکتوب آنها در سامانه خدمت بارگزاری شود.
- یک شرکت نمی تواند بیش از دو طرح کلان ملی فناوری و طرح پیشران اقتصاد دانش بنیان همزمان با مرکز داشته باشد و تعریف طرح جدید منوط به اتمام و ارسال نامه اختتام طرح های قبلی است. در صورتی که طرح های قبلی ناموفق خاتمه یافته باشند، تعریف طرح جدید می بایستی با دلایل توجیهی تکمیلی از سوی ارزیاب محتوایی مرکز به رئیس مرکز در جهت توانمندی مجری در اجرای موفقیت آمیز طرح جدید باشد.
- دانشگاه/پژوهشگاه/موسسات پژوهشی از محدودیت تعداد طرح های همزمان معاف است. اما در صورتی که موافقت نامه جاری در هر یک از انواع طرحهای مرکز همراه با عدم رضایت مرکز از پیشرفت طرح (تحت عنوان «طرح مساله دار») داشته باشند، مجری تا تعیین تکلیف این طرح ناموفق (اعم از بازگشت مبلغ به معاونت و یا تغییر مجری) و کسب رضایت مرکز، نمی تواند طرح دیگری از مرکز اخذ نماید.
ماده 4: فرایند انعقاد موافقت نامه / قرارداد
- پس از تایید معاون علمی رئیس جمهور برای طرح ها، کاربرگ خلاصه طرح و پیشنهادیه پیوست آن برای معاونت توسعه مدیریت و جذب سرمایه ارسال خواهد شد. معاونت توسعه مدیریت و جذب سرمایه بعد از دریافت این دو سند، کاربرگ شماره شده به همراه موافقت نامه مورد نیاز را با هماهنگی مرکز تدوین و برای امضا در اختیار مرکز قرار میدهد. مرکز باید امضاهای لازم در معاونت علمی را ظرف مدت 7 روز کاری اخذ کرده و موافقت نامه امضا شده را به معاونت توسعه مدیریت و جذب سرمایه جهت بارگذاری در سامانه خدمت معاونت تحویل دهد.
تبصره: لازم به ذکر است در قراردادهای بلاعوض با مجری این روند مورد نیاز است و در قراردادهای وام نیازی به انعقاد موافقت نامه مالی با معاونت توسعه مدیریت و جذب سرمایه نخواهد بود.
- کلیه کاربرگها، موافقت نامهها و قراردادها در سامانه ثبت شده و قابل رصد خواهد بود.
- سطوح دسترسی در سامانه تعریف شده است و مجری صرفا می تواند مدارکی که خود بارگذاری کرده، و روند پیشرفت تصویب طرح (شامل زمانی که بررسی طرح در هر مرحله به طول انجامیده است) را ببیند. کاربرگ خلاصه طرح و نظرات داوران طرح ها قابل رویت توسط مجری نیست. بلکه نظر مستقیم و مذاکرات با ارزیاب محتوایی مرکز برای مجری قابل رویت خواهد بود.
ماده 5: فرآیند پایش و نظارت طرح
نظارت محتوایی: بررسی و ارزیابی پیشرفت طرحها در چارچوب برنامه زمانبندی اجرایی و نظارت بر حسن اجرای آنها با همکاری ناظرین تخصصی بر عهده ناظر محتوایی(معاونت نظارت مرکز) است. بر این اساس مراحل اصلی کار عبارتند از:
- ابلاغ موافقت نامه به مجری
- درخواست پرداخت مرحله اول توسط مجری
- برگزاری جلسات
- انجام بازدیدهای میدانی
- دریافت گزارش پیشرفت طرح در فرمت ابلاغ شده
- بررسی دریافت گزارش پیشرفت طرح به کمک ناظر/ناظران و ابلاغ رسمی نظرات به مجری
- برگزاری جلسات شورای راهبری طرح
- پرداخت مراحل بعدی اعتبار طرح
- دریافت و بررسی گزارش نهایی
- اختتام و تسویه حساب نهایی
- قواعد نظارت بر طرح های کلان و پیشران
- ناظر محتوائی موظف است برای همه طرحهای مرکز شورای راهبری طرح تشکیل دهد.
- در نظارت طرح های کلان ملی فناوری و نوآوری باید حداقل یک ناظر برای نظارت بر حسن اجرای طرح تعیین شده باشد. این داور بهتر است همان داور زمان تعریف طرح باشد مگر اینکه به دلایل موجهی که در سامانه خدمت درج می شود و به تایید رئیس مرکز می رسد، امکان استفاده از این داور فراهم نباشد.
- در نظارت طرح های پیشران اقتصاد دانش بنیان باید حداقل دو ناظر برای نظارت بر طرح تعیین شده باشد. این داور باید همان داور زمان تعریف طرح باشد مگر اینکه به دلایل موجهی که در سامانه خدمت درج می شود و به تایید رئیس مرکز می رسد، امکان استفاده از این داور فراهم نباشد. همچین از نهاد بهره بردار طرح پیشران حتما یک ناظر فنی به مرکز طی مکاتبه رسمی معرفی گردد.
- در تایید فازهای مختلف طرح های کلان و پیشران بنابر صلاحدید مرکز بازدید میدانی از محل شرکت انجام و نکات درج شده در رابطه با ادعای شرکت در حوزه مشخصات فنی محصول، اقلام قابل تحویل، بلوک دیاگرام های مختلف ماژولار، فناوری، فرآیندی و عملکردی محصول، نتایج تست محصول، بررسی اسناد هزینه کرد مالی، بررسی ست آپ های تست محصول میبایست به تایید حداقل یکی از ناظران طرح برسد.
تبصره:در دسته بندی طرحهای برآمده از توافق نامه با نهادهای مختلف و همچنین شرکتهای زایشی، روال نظارت مشابه موارد فوق الذکر بوده و تغییر رویه بنا بر صلاحدید رئیس مرکز ممکن است تغییر کند.
ماده 6: فرآیند مدیریت و کنترل پروژه طرح
ناظر مدیریت و کنترل پیشرفت پروژه: ایجاد توازن میان عوامل اصلی موفقیت پروژه و کنترل تحویل محصول یا خدمات نهائی در زمان، هزینه و عملکرد تائید شده مورد نظر مرکز مدیریت طرحهای کلان و پیشران می باشد بر عهده ناظر کنترل پروژه(معاونت مدیریت و کنترل پروژه مرکز) می باشد. هدف از این اقدام دستیابی به ساختاری منسجم و کارآمد در اجرا و کنترل، مدیریت و پایش هوشمندانه پروژه های فناورانه و نوآورانه اولویت دار در کشور در تعامل با شرکتهای دانش بنیان مجری طرح، دستگاه ها و نهادهای بهره بردار و کارگزاران می باشد.بر این اساس مراحل اصلی کار عبارتند از:
- برنامه ریزی استراتژیک در مدیریت و کنترل پروژه های کلان و پیشران مرکز در حوزه های مختلف از قبیل:(همکاری در مدیریت قرارداد ، مدیریت ریسک، مدیریت زمان و هزینه کرد و جریان نقدینگی و…)
- استاندارد سازی در برنامه ریزی، زمان بندی، کنترل و گزارش دهی پروژه های مرکز
- تهیه و تدوین یک روش سفارشی شده در مدیریت پروژه با توجه به ماموریتهای جدید مرکز
- هماهنگی و راهنمایی مجریان طرح در ایجاد زیر ساخت لازم برای اجرای دستورالعمل های مدیریت و کنترل پروژه
- پیگیری و نظارت بر تهیه شرح شغلی ، نقش ها و مسئولیت های مدیران پروژه طرحهای کلان و پیشران
- مشارکت یا مدیریت پرتفولیوی(سبد) پروژه ها از طریق راه اندازی داشبورد اختصاصی جهت پایش، مدیریت و کنترل پروژه های کلان و پیشران
- ایفای نقش در حراست از سرمایه های دانشی ایجاد شده در پروژه های مرکز و تیم های مجری
- تهیه و تدوین و پیگیری اجرای آیین نامه مدیریت دانش در مرکز و تیم های مجری
- تهیه و تدوین گزارشات عملکرد مدیریتی مرکز
قواعد مدیریت و کنترل پروژه در طرح های کلان و پیشران
- در تمامی انواع طرح های مصوب باید مجری از نرم افزارهای کنترل طرح مانند MSP برای شرح فعالیتها و اقدامات و برنامه زمانبندی فازهای اجرایی استفاده کرده و در صورتی که با این نرم افزارها آشنا نیست باید گواهی گذرانیدن دوره توسط مدیر کنترل پروژه طرح دریافت شود.
- پس از تصویب طرح و ثبت در سامانه خدمت، برنامه زمان بندی فنی، مالی و اجرایی طرح توسط مجری در چارچوب نرم افزار (MSP) Microsoft Project تهیه شده و به تایید ناظر محتوایی رسیده و در سامانه خدمت بارگذاری شده و برای رئیس مرکز همراه با کاربرگ و پرپوزال ارسال می گردد. این فایل مبنای ارزیابی پیشرفت فنی، مالی و زمانی طرح خواهد بود. تکمیل فایل MSP در قالب مورد تایید مرکز بر اساس پیوست تدوین شده توسط معاونت مدیریت و کنترل پروژه از وظایف مجری بوده و از شروط تایید شدن طرح می باشد. همچنین مجری موظف است ظرف یک ماه پس از انعقاد قرارداد برنامه زمانبندی نهایی را در قالب مورد نظر جهت بررسی برای مرکز ارسال نماید.
- اخذ گزارشات پیشرفت مرحله ای از مجری از منظر فنی، مالی و اجرایی بر عهده ناظر محتوایی(معاونت نظارت) و کنترل پروژه و بررسی شاخصهای عملکردی منطبق با شاخصهای کلیدی عملکرد تعریف شده توسط مرکز و به روز رسانی وضعیت پیشرفت طرح بر عهده ناظر مدیریت و کنترل پروژه(معاونت مدیریت و کنترل پروژه) است.
گزارشات طرح، توسط مجری در قالب مورد تایید معاونت در سامانه بارگذاری شده و در دسترس ناظر محتوایی قرار خواهد گرفت. در صورت تایید، این گزارشات همراه با فرم های مربوطه که شامل نظر داور/داوران طرح می باشد، برای رئیس مرکز ارسال خواهد شد و در هر زمان قابل مشاهده از طریق سیستم خواهد بود. پس از رئیس مرکز، گزارش فاز مربوطه تایید شده و مجری می تواند درخواست پرداخت دهد.
ماده 7: ساز و کار پرداخت قدرالسهم معاونت به انواع طرح های کلان و پیشران
- میزان پیش پرداخت و پرداخت فازهای مختلف طرح در کاربرگ تایید طرح آمده است. معاونت توسعه مدیریت و جذب سرمایه موظف است پس از تایید نهایی طرح ها توسط معاون علمی رئیس جمهور، اقدامات لازم برای پرداخت پیش پرداخت را مبذول دارد. همچنین نوع حمایت انجام شده توسط مرکز (تسهیلات وام، وام قابل تبدیل به کمک بلاعوض و کمک بلاعوض) در کاربرگ طرح مشخص شده است.
- فازهای بعدی طرح نیز صرفا با درخواست مجری، تایید ناظر محتوایی و تایید رئیس مرکز مطابق با مراحل آمده در کاربرگ تایید طرح و موافقت نامه فیمابین مجری و مرکز، قابل پرداخت خواهد بود. این فرآیند در سامانه جامع خدمت پیش بینی شده است.
تبصره: در صورت کمبود منابع در معاونت، پرداخت ها بر اساس اولویتهای مرکز مدیریت طرحهای کلان و پیشران انجام خواهد شد و مرکز می تواند درخواست پرداخت بخشی از پرداختی فاز را (به جای پرداخت کامل فاز) به معاونت توسعه مدیریت و جذب سرمایه ارسال نماید.
ماده 8: گزارش دهی و مدیریت دانش طرحهای کلان و پیشران
- مرکز مدیریت طرح های کلان و پیشران موظف است در دوره های زمانی مختلف و بسته به اهمیت موضوع و به صورت مستمر گزارشی از طرح های مصوب و وضعیت پیشرفت آنها از منظر فنی، مالی و اجرایی و همچنین میزان پرداختی به طرح ها را به معاون علمی رئیس جمهور ارایه نماید.
- مرکز موظف است با بررسی سامانه جامع خدمت، از وجود و تصویب طرح های تکراری و مشابه مگر در مواردی که تعریف طرح تکراری ضرورت دارد، جلوگیری کند.
- مرکز موظف است از طریق معاونت مدیریت و کنترل پروژه نسبت به تهیه و تدوین گزارشات عملکرد مدیریتی مرکز جهت ارائه به بخشها و نهادهای مختلف بالادستی و همچنین ایفای نقش در حراست از سرمایه های دانشی ایجاد شده در پروژه های مرکز از طریق تهیه گزارشات دوره ای و مستندسازی داده های کنترل پروژه طرحهای کلان و پیشران اقدام نماید.
این آئین نامه در یک مقدمه و 8 ماده و 5 تبصره در تاریخ …/…/1402 به تائید و تصویب معاون علمی، فناوری و اقتصاد دانش بنیان رییس جمهور رسیده و از تاریخ ابلاغ آن لازم الاجرا است.
